Ochrana vašich osobních údajů je pro nás důležitá. Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje od Vás společnost C4P s.r.o. shromažďuje a jak tyto údaje používáme. Veškeré zásady jsou v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (v textu rovněž jako „GDPR").
1 Informace o správci
Správcem Vašich osobních údajů je tato společnost:
C4P s.r.o.
se sídlem Náhorní 627, 760 01 Zlín
IČ 28273737
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, spisová značka C 57895
2 Zásady zpracování
Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:
- Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování.
- Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů.
- Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
- Vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech.
- Dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.
3 Informace o zpracování osobních údajů
3.1 Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování
Osobní data zpracováváme s následujícími účely:
-
pokud jste naši obchodní partneři nebo je zastupujete:
- uzavírání a plnění obchodních smluv,
- provádění analýz a měření s cílem zjistit, jak jsou naše výrobky a služby používány,
- analyzování Vašich preferencí,
- Vašeho oslovování v rámci marketingových a reklamních aktivit,
- zasílání případných obchodních sdělení a obsahových newsletterů.
-
pokud jste uchazeči o zaměstnání, zaměstnanci nebo s našimi koncernovými společnostmi jinak spolupracující osoby:
- uzavírání, změn nebo ukončování pracovněprávních či obdobných vztahů,
- vedení personální agendy,
- vedení mzdové agendy,
- vedení účetní agendy.
3.2 Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu
Rádi bychom Vás informovali, že Vaše osobní údaje můžeme dle výše uvedeného nařízení zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:
- plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu může představovat i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat,
- plnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů,
- při zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů.
Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.
3.3 Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem
Některé zpracování Vašich osobních údajů vyžaduje Váš souhlas. Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané, osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že nebudeme Vám schopni poskytnout některé produkty či služby, nebo budeme nuceni odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb.
Na základě Vašeho souhlasu zpracováváme osobní údaje pro následující účely:
- péče o klienty,
- výzkumy trhu,
- monitorování chování klientů na našich webových stránkách v souvislosti s nabízenými službami,
- umístění fotografií na našich webových stránkách za účelem prezentace,
- nabízení produktů a služeb; jde zejména o šíření informací, nabízení produktů a služeb včetně nabídky produktů a služeb, které jsou konkrétně zaměřeny na individuální klienty, a to různými kanály, například poštou, elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a zpráv zaslaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla) či telefonickým hovorem, prostřednictvím webových stránek.
3.4 Rozsah zpracovávaných osobních údajů
Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete zejména:
- v souvislosti s obchodní spoluprací, obchodními případy nebo projekty mezi naší společností a Vámi nebo fyzickou či právnickou osobou, u níž jste zaměstnáni, kterou zastupujete, nebo s níž spolupracujete,
- v souvislosti s výkonem práce nebo jako uchazeč o práci či spolupráci v naší společnosti,
- v souvislosti s návštěvou našich webových stránek (viz. odkazy ze stránky www.c4p.cz).
Jedná se tak nejčastěji (nikoliv výhradně) o údaje, které nám sdělíte, nebo které musíme zpracovávat ze zákona nebo z důvodu, že tím sledujeme svůj oprávněný zájem, např.:
- jméno a příjmení,
- telefonní číslo,
- e-mailovou adresu,
- adresu trvalého pobytu,
- kontaktní a/nebo doručovací adresu,
- datum narození (věk), příp. rodné číslo,
- identifikační číslo (IČ), popř. daňové identifikační číslo (DIČ) u dodavatelů a obchodních partnerů,
- údaje o zdravotní pojišťovně (u zaměstnanců),
- údaje o předchozích zaměstnáních (především u uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců).
3.5 Způsob zpracování osobních údajů
Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování, včetně algoritmického zpracování, v informačních systémech. V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely nabízení obchodu a služeb však nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo jakékoliv právní účinky nebo se Vás jiným způsobem významně dotýkalo.
3.6 Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme.
Interně jsme ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů. V té souvislosti platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání obchodního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let. Osobní údaje pro účely nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále obvykle po dobu deseti let. Osobní údaje pro péči o zákazníky zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále obvykle po dobu deseti let.
Dále pak platí následující:
- pokud jsou stanoveny zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem, nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;
- pokud jsou stanoveny Skartačním řádem schváleným Moravským zemským archivem, vyplývají ze Skartačního řádu;
- pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu 2 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty;
- v ostatních případech minimálně jeden rok od jejich pořízení a maximálně 5 let od jejich posledního užití.
Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů, musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, a to i po případném odvolání Vašeho souhlasu.
3.7 Zdroje osobních údajů
Osobní údaje získáváme zejména:
- od samotných klientů, obchodních partnerů, zaměstnanců či uchazečů o zaměstnání, a to přímo, např. při uzavírání smluv, na základě výběrových řízení atd.,
- z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy),
- od třetích osob oprávněných s osobními údaji klienta nakládat,
- od potenciálních zájemců o naše služby či produkty v rámci marketingových akcí a kampaní,
- z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů.
4 Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména našim zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji, avšak pouze v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření. Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem.
Správce má právo pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich osobních údajů. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě s touto osobou vždy uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi sami dodržujeme.
4.1 Předávání osobních údajů
V souladu s příslušnými právními předpisy jsme oprávněni přímo, bez Vašeho souhlasu, předávat Vaše osobní údaje:
- příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;
- bankám a jiným poskytovatelům platebních služeb;
- dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek.
4.2 Předávání osobních údajů do zahraničí
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a na území dalších států Evropské unie, kde sídlí subjekty patřící do skupiny C4P a které sdílejí stejné standardy ochrany osobních údajů jako Česká republika. Naše společnost, ani subjekty podílející se na zpracování osobních údajů, nepředáváme osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii.
5 Vaše práva
Společnost C4P s.r.o. dodržuje zákony na ochranu dat platné v Evropském hospodářském prostoru, které zahrnují následující práva:
- Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat.
- Máte právo od nás jakožto od správce údajů ve smyslu právních předpisů požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu.
- Máte další práva jako je právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo podat námitku proti přímému marketingu, právo na přenositelnost osobních údajů.
- Máte právo nesouhlasit se zpracováním svých osobních údajů.
- Máte právo podat stížnost u úřadu pověřeného ochranou dat. Více o Vašich právech naleznete na www.uoou.cz.
5.1 Právo odvolat souhlas
Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas.
Pokud si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete tak učinit:
- E-mailovým upozorněním na adrese info@avaproms.com
- Poštou na adrese C4P s.r.o., Náhorní 627, 760 01 Zlín
6 Ostatní informace
6.1 Kamerový záznam
Naše společnost za účelem ochrany majetku monitoruje / může monitorovat pohyb osob prostřednictvím kamerových systémů se záznamem. V tomto případě je právním důvodem tohoto zpracování oprávněný zájem správce. Pokud nejsou záznamy posouzeny jako potřebné pro účely trestního, správního či jiného obdobného řízení, jsou zlikvidovány; příslušné posouzení se provádí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od pořízení záznamů.
6.2 Použití webových stránek
Naše webové stránky, produkty a služby jsou zpravidla určeny pro uživatele — zdravotnické odborníky (HCP – Health Care Professionals). Žádáme, pokud na to konkrétní stránky upozorní, aby osoby nepatřící do této skupiny prostřednictvím webových stránek své osobní údaje neposkytovaly.
6.3 Mobilní aplikace Ava Patient a zdravotní údaje
Mobilní aplikace Ava Patient (Android, iOS) je určena pacientům zdravotnických zařízení, která používají systém Ava. Přístup do aplikace zřizuje ošetřující zdravotnické zařízení („klinika“); bez něj aplikaci nelze používat. Správcem osobních údajů zpracovávaných v aplikaci je klinika, která pacientovi přístup zřídila. Společnost C4P s.r.o. tyto údaje zpracovává pro kliniku jako zpracovatel.
Jaké údaje aplikace zpracovává
- Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mailová adresa, identifikátor uživatele a identifikátor instalace aplikace (náhodně vygenerovaný řetězec sloužící k přihlášení zařízení).
- Údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie osobních údajů): hlášení příznaků a nežádoucích účinků léčby, naměřené hodnoty (např. krevní tlak, tepová frekvence, tělesná teplota, saturace kyslíkem), údaje o užívání léků, potvrzení návštěv, odpovědi v dotaznících a podepsané informované souhlasy.
- Fotografie a videozáznamy, které pacient v aplikaci sám pořídí a odešle klinice (např. fotografie laboratorního nálezu nebo kožní reakce, videozáznam pro vyhodnocení stavu).
- Zprávy zaslané mezi pacientem a klinikou v rámci aplikace.
- Údaje z Health Connect (Android) nebo Apple Health (iOS): pouze pokud pacient tuto funkci sám zapne a udělí oprávnění. Aplikace čte výhradně tyto typy údajů: tepová frekvence, saturace kyslíkem a tělesná teplota. Údaje se načítají jen na pokyn pacienta, za posledních 24 hodin, a slouží výhradně k předvyplnění formuláře měření, který pacient před odesláním zkontroluje a může upravit. Aplikace do Health Connect ani Apple Health žádné údaje nezapisuje.
- Údaje o používání aplikace: záznamy o tom, které úkony pacient v aplikaci provedl (např. odeslání hlášení), pro účely poskytování služby a bezpečnosti. Aplikace nepoužívá reklamní identifikátory, reklamní sítě ani analytické nástroje třetích stran.
Účel a právní základ
Údaje jsou zpracovávány za účelem sledování průběhu léčby pacienta jeho klinikou, včasné reakce ošetřujícího týmu na zhoršení stavu a komunikace mezi pacientem a klinikou. Právním základem je poskytování zdravotní péče (čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR) a plnění smlouvy o poskytování zdravotních služeb; u údajů z Health Connect / Apple Health je právním základem výslovný souhlas pacienta (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR), který lze kdykoli odvolat vypnutím oprávnění v nastavení telefonu.
Komu jsou údaje zpřístupněny
Zdravotní údaje vidí pouze ošetřující tým kliniky pacienta. Údaje nejsou prodávány ani předávány třetím stranám pro jejich vlastní účely a nejsou využívány k reklamě. Pro provoz aplikace využíváme tyto zpracovatele: poskytovatele serverové infrastruktury v Evropské unii (Frankfurt) a pro videohovory službu Amazon Chime (Amazon Web Services EMEA SARL), která obraz a zvuk hovoru pouze přenáší v reálném čase a neukládá jej. Údaje z Health Connect / Apple Health nejsou předávány žádné třetí straně mimo kliniku pacienta.
Zabezpečení a doba uložení
Veškerá komunikace aplikace se serverem je šifrována (TLS). Zdravotní údaje jsou na serveru uloženy šifrovaně, s vlastním šifrovacím klíčem pro každého pacienta. Údaje jsou uchovávány po dobu trvání léčby a následně po dobu stanovenou právními předpisy o vedení zdravotnické dokumentace, které se vztahují na kliniku.
Práva pacienta a smazání účtu
Pacient může svůj účet kdykoli trvale smazat přímo v aplikaci (Profil → Smazat účet). Smazáním je zničen jeho šifrovací klíč, čímž se všechna hlášení, měření, zprávy, fotografie a souhlasy stanou nečitelnými; tento krok nelze vrátit. Žádost o smazání nebo o výkon dalších práv podle oddílu 5 těchto zásad lze podat také e-mailem na adresu uvedenou v oddílu 8, případně u své kliniky.
7 Změny v prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů
Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů budeme v případě potřeby aktualizovat na základě názorů našich zákazníků. Když zveřejníme změny tohoto prohlášení, upravíme vždy datum poslední aktualizace uvedené na začátku tohoto prohlášení a změny popíšeme v odstavci Historie změn v závěru tohoto dokumentu.
Dojde-li v tomto prohlášení či ve způsobech, jakými společnost C4P s.r.o. bude používat vaše osobní údaje, k podstatným změnám, oznámíme vám tyto změny tak, že před implementací těchto změn zveřejníme viditelné upozornění nebo vám zašleme osobní oznámení. Doporučujeme vám pravidelně toto prohlášení kontrolovat, abyste byli informováni o způsobech ochrany vašich osobních údajů společností C4P s.r.o.
8 Kontaktujte nás
V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů, odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů či v případě Vaší stížnosti můžete využít:
- E-mail: info@avaproms.com
- Pošta: C4P s.r.o., Náhorní 627, 760 01 Zlín
9 Historie změn
- Verze č. 1.4. dokumentu ze dne 9. 10. 2026 – doplněn bod 6.3 Mobilní aplikace Ava Patient a zdravotní údaje.
- Verze č. 1.3. dokumentu ze dne 21. 1. 2025.
Personal Data Processing Policy of C4P s.r.o.
The protection of your personal data is important to us. This privacy statement explains what personal data C4P s.r.o. collects from you and how we use it. All principles comply with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (also referred to in the text as the “GDPR”).
1 Controller Information
The controller of your personal data is the following company:
C4P s.r.o.
registered office at Náhorní 627, 760 01 Zlín, Czech Republic
Company ID (IČ) 28273737
registered in the Commercial Register maintained by the Regional Court in Brno, file no. C 57895
2 Processing Principles
When processing your personal data, we honour and respect the highest standards of personal data protection and adhere in particular to the following principles:
- We always process your personal data for a clearly and comprehensibly defined purpose, by defined means, in a defined manner, and only for as long as is necessary with regard to the purposes of the processing.
- We process only accurate personal data and ensure that the processing corresponds to the defined purposes and is necessary to fulfil them.
- We process your personal data in a manner that ensures the highest possible security of the data and prevents any unauthorised or accidental access to, alteration, destruction or loss of the personal data, unauthorised transfers, other unauthorised processing, or any other misuse.
- We always inform you clearly about the processing of your personal data and about your entitlement to accurate and complete information on the circumstances of such processing, as well as about your other related rights.
- We maintain appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to all possible risks; all persons who come into contact with your personal data are bound by confidentiality regarding information obtained in connection with the processing of such data.
3 Information on the Processing of Personal Data
3.1 Purposes of Processing and Legal Basis
We process personal data for the following purposes:
-
if you are our business partners or represent them:
- concluding and performing business contracts,
- carrying out analyses and measurements to determine how our products and services are used,
- analysing your preferences,
- contacting you as part of marketing and advertising activities,
- sending any commercial communications and content newsletters.
-
if you are job applicants, employees or other persons cooperating with our group companies:
- concluding, amending or terminating employment or similar relationships,
- HR administration,
- payroll administration,
- accounting administration.
3.2 Processing of Personal Data Without Your Consent
We would like to inform you that, under the above Regulation, we may process your personal data even without your consent, but only for the purpose of:
- performing a contract concluded between you and us, whereby a contract may also consist of the actual use of a particular service without the need to sign anything,
- fulfilling legal obligations arising for us from generally binding legal regulations,
- processing that is necessary for the purposes of our legitimate interests.
The possibility and lawfulness of such processing follow directly from applicable legal regulations, and your consent to such processing is not required.
3.3 Processing of Personal Data With Your Consent
Some processing of your personal data requires your consent. These are typically situations in which you voluntarily agree that we may process personal data you have provided or that we have otherwise obtained. If you do not give your consent, we may be unable to provide you with certain products or services, or we may be forced to adjust, in a justified manner, the availability, scope or conditions of the products and services provided.
On the basis of your consent, we process personal data for the following purposes:
- customer care,
- market research,
- monitoring customer behaviour on our website in connection with the services offered,
- placing photographs on our website for presentation purposes,
- offering products and services; this includes in particular disseminating information and offering products and services, including offers of products and services specifically targeted at individual customers, through various channels, for example by post, by electronic means (including e-mail and messages sent to mobile devices via a telephone number), by telephone call, or through websites.
3.4 Scope of Personal Data Processed
Our company processes your personal data to the extent necessary to fulfil the purposes stated above. We process only personal data that you provide to us, in particular:
- in connection with business cooperation, business cases or projects between our company and you or a natural or legal person by whom you are employed, whom you represent, or with whom you cooperate,
- in connection with performing work or as an applicant for employment or cooperation with our company,
- in connection with visiting our websites (see links from www.c4p.cz).
Most commonly (but not exclusively), this concerns data that you provide to us, or that we must process by law or because we pursue our legitimate interest in doing so, e.g.:
- first name and surname,
- telephone number,
- e-mail address,
- permanent residence address,
- contact and/or delivery address,
- date of birth (age), or personal identification number,
- company identification number (IČ) or tax identification number (DIČ) for suppliers and business partners,
- health insurance company details (for employees),
- details of previous employment (mainly for job applicants and employees).
3.5 Method of Processing Personal Data
The way in which our company processes your personal data includes both manual and automated processing, including algorithmic processing, in information systems. However, in connection with the processing of personal data for the purposes of offering business and services, you are not subject to any decision based solely on automated processing that would have legal effects on you or would similarly significantly affect you.
3.6 Period of Processing Personal Data
We process personal data only for as long as is necessary with regard to the purposes of the processing. We continuously assess whether the need to process certain personal data for a particular purpose still exists. If we find that the data are no longer needed for any of the purposes for which they were processed, we destroy them.
Internally, we have assessed the usual period of usability of personal data for certain processing purposes. In this respect, personal data processed for the performance of a contract are processed for the duration of the business relationship; thereafter the relevant personal data are usually usable for ten years. Personal data for offering products and services are processed for the duration of the contractual relationship and thereafter usually for ten years. Personal data for customer care are processed for the duration of the contractual relationship and thereafter usually for ten years.
In addition, the following applies:
- where periods are laid down by law, another generally binding legal regulation, or a decision of an administrative authority, personal data must be archived for the described purpose for at least that period;
- where periods are laid down by the Records Retention and Disposal Rules approved by the Moravian Land Archive, they follow from those Rules;
- where the data may possibly be used or needed in court or other disputes or in administrative or other proceedings, they will be retained for at least 2 years from the final conclusion of the dispute or proceedings, and if no dispute or proceedings are initiated, for at least 2 years from the expiry of the limitation or preclusive period;
- in other cases, for at least one year from their collection and at most 5 years from their last use.
Personal data that are necessary for the proper provision of a service or for the fulfilment of all our obligations, whether arising from a contract between us or from generally binding legal regulations, must be processed regardless of your consent for the period laid down by the relevant legal regulations, even after any withdrawal of your consent.
3.7 Sources of Personal Data
We obtain personal data in particular:
- directly from customers, business partners, employees or job applicants themselves, e.g. when concluding contracts, in selection procedures, etc.,
- from publicly available sources (public registers, records or lists),
- from third parties authorised to handle the customer’s personal data,
- from prospective customers interested in our services or products as part of marketing events and campaigns,
- from our own activities, by processing and evaluating other personal data.
4 Recipients of Personal Data
Your personal data are made available primarily to our employees in connection with the performance of their work duties that require the handling of personal data, but only to the extent necessary in each case and in compliance with all security measures. In addition, your personal data are transferred to third parties involved in the processing of personal data, or may be made available to them for other reasons in accordance with the law.
The controller is entitled to entrust the processing of personal data to a processor that has concluded a data processing agreement with the controller and provides sufficient guarantees for the protection of your personal data. Before any transfer of your personal data to a third party, we always conclude a written contract with that party governing the processing of personal data so that it contains the same guarantees that we ourselves observe in accordance with our legal obligations.
4.1 Transfer of Personal Data
In accordance with the relevant legal regulations, we are entitled to transfer your personal data directly, without your consent:
- to competent state administration authorities, courts and law enforcement authorities for the purpose of fulfilling their obligations and for the enforcement of decisions;
- to banks and other payment service providers;
- to other persons to the extent laid down by legal regulations, for example to third parties for the purpose of recovering our receivables.
4.2 Transfer of Personal Data Abroad
Your personal data are processed in the territory of the Czech Republic and in the territory of other European Union member states where entities belonging to the C4P group are based and which share the same personal data protection standards as the Czech Republic. Neither our company nor the entities involved in the processing of personal data transfer personal data to countries outside the European Union.
5 Your Rights
C4P s.r.o. complies with the data protection laws applicable in the European Economic Area, which include the following rights:
- Where the processing of personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent to future processing at any time.
- You have the right to request from us, as the data controller within the meaning of the legal regulations, access to your personal data and their rectification.
- You have further rights, such as the right to erasure, the right to restriction of processing, the right to object to direct marketing, and the right to data portability.
- You have the right to object to the processing of your personal data.
- You have the right to lodge a complaint with the data protection authority. You can find more information about your rights at www.uoou.cz.
5.1 Right to Withdraw Consent
You are not obliged to give our company your consent to the processing of your personal data, and you are also entitled to withdraw that consent. Please note that we are entitled to process certain personal data for certain purposes even without your consent. If you withdraw your consent, we will stop processing the relevant personal data for the purposes that require such consent.
If you wish to withdraw your consent to the processing of personal data, you can do so:
- By e-mail notification to info@avaproms.com
- By post to C4P s.r.o., Náhorní 627, 760 01 Zlín, Czech Republic
6 Other Information
6.1 CCTV Recording
For the purpose of protecting property, our company monitors / may monitor the movement of persons by means of camera systems with recording. In this case, the legal basis for this processing is the legitimate interest of the controller. Unless the recordings are assessed as necessary for the purposes of criminal, administrative or other similar proceedings, they are destroyed; the relevant assessment is carried out without undue delay, no later than 30 days after the recordings were made.
6.2 Use of the Website
Our websites, products and services are generally intended for users who are healthcare professionals (HCP – Health Care Professionals). Where the specific pages indicate this, we ask persons who do not belong to this group not to provide their personal data through the websites.
6.3 Ava Patient Mobile Application and Health Data
The Ava Patient mobile application (Android, iOS) is intended for patients of healthcare facilities that use the Ava system. Access to the application is set up by the treating healthcare facility (the “clinic”); the application cannot be used without it. The controller of the personal data processed in the application is the clinic that set up the patient’s access. C4P s.r.o. processes this data on behalf of the clinic as a processor.
What data the application processes
- Identification and contact data: first name, surname, e-mail address, user identifier and application installation identifier (a randomly generated string used to sign in the device).
- Health data (special category of personal data): reports of symptoms and adverse effects of treatment, measured values (e.g. blood pressure, heart rate, body temperature, oxygen saturation), medication intake data, visit confirmations, questionnaire responses and signed informed consents.
- Photos and video recordings that the patient takes in the application and sends to the clinic (e.g. a photo of a laboratory result or a skin reaction, a video recording for assessing their condition).
- Messages exchanged between the patient and the clinic within the application.
- Data from Health Connect (Android) or Apple Health (iOS): only if the patient enables this feature and grants permission. The application reads only the following data types: heart rate, oxygen saturation and body temperature. The data are loaded only at the patient’s request, for the last 24 hours, and are used solely to pre-fill the measurement form, which the patient reviews and can edit before submitting. The application does not write any data to Health Connect or Apple Health.
- Application usage data: records of which actions the patient performed in the application (e.g. submitting a report), for the purposes of providing the service and security. The application does not use advertising identifiers, advertising networks or third-party analytics tools.
Purpose and legal basis
The data are processed for the purpose of the clinic monitoring the course of the patient’s treatment, enabling the care team to respond promptly to a deterioration in the patient’s condition, and communication between the patient and the clinic. The legal basis is the provision of healthcare (Art. 9(2)(h) GDPR) and the performance of the contract for the provision of health services; for data from Health Connect / Apple Health, the legal basis is the patient’s explicit consent (Art. 9(2)(a) GDPR), which can be withdrawn at any time by turning off the permission in the phone settings.
Who has access to the data
Health data are visible only to the care team of the patient’s clinic. The data are not sold or transferred to third parties for their own purposes and are not used for advertising. To operate the application, we use the following processors: a server infrastructure provider in the European Union (Frankfurt) and, for video calls, the Amazon Chime service (Amazon Web Services EMEA SARL), which only transmits the call’s video and audio in real time and does not store them. Data from Health Connect / Apple Health are not transferred to any third party other than the patient’s clinic.
Security and retention period
All communication between the application and the server is encrypted (TLS). Health data are stored on the server in encrypted form, with a separate encryption key for each patient. The data are retained for the duration of the treatment and thereafter for the period laid down by the legal regulations on keeping medical records that apply to the clinic.
Patient rights and account deletion
The patient can permanently delete their account at any time directly in the application (Profile → Delete account). Deletion destroys the patient’s encryption key, rendering all reports, measurements, messages, photos and consents unreadable; this step cannot be undone. A request for deletion or for the exercise of other rights under Section 5 of this policy can also be submitted by e-mail to the address given in Section 8, or to the patient’s clinic.
7 Changes to the Privacy Statement
We will update this privacy statement as necessary based on the feedback of our customers. When we publish changes to this statement, we will always update the date of the last revision stated at the beginning of this statement and describe the changes in the Change History section at the end of this document.
If there are material changes to this statement or to the ways in which C4P s.r.o. uses your personal data, we will notify you of these changes by posting a prominent notice before the changes are implemented or by sending you a personal notification. We recommend that you review this statement regularly to stay informed about how C4P s.r.o. protects your personal data.
8 Contact Us
For any questions regarding personal data protection, withdrawal of consent to further processing of your personal data, or in the event of a complaint, you can use:
- E-mail: info@avaproms.com
- Post: C4P s.r.o., Náhorní 627, 760 01 Zlín, Czech Republic
9 Change History
- Version No. 1.4 dated 9 October 2026 – added Section 6.3 Ava Patient Mobile Application and Health Data.
- Version No. 1.3 dated 21 January 2025.